概要
株式会社CORDER様の積算代行管理システムの開発を担当しました。
建設会社・ゼネコンから依頼される積算案件と、積算パートナー（※）を効率的にマッチング・管理するための業務基盤として「案件管理・チャット・進捗管理・請求管理までを一元化するシステム」を構築しました。
従来は案件情報や積算パートナー情報、進捗状況などを複数のスプレッドシートで管理しており、案件数の増加に伴って運用負荷が増大していました。
そこで、案件・パートナー情報の一元管理を中心とした業務基盤を第一フェーズで構築。その後、第二フェーズとしてクライアントと積算パートナーが直接コミュニケーションできるチャット機能を追加しました。
「案件の受付→パートナー選定→案件依頼→直接のコミュニケーション→進捗管理」までを一つのプラットフォーム上で完結できる環境を構築し、短納期・緊急性の高い積算案件にも迅速に対応できる業務基盤を実現しました。
※積算代行サービスにて積算業務を担当してくださるフリーランス / 副業人材を「積算パートナー」と呼んでいます。
クライアント
株式会社CORDER（https://corder.co.jp/）は、2021年設立の建設DX企業です。AI技術と積算士の専門知識を融合した積算支援サービスを展開し、建設業界における積算業務の効率化や品質向上を支援しています。主力サービス「オンライン積算課」や積算AIプラットフォームを通じて、積算業務の省力化からデータ活用までを一貫してサポート。建設会社・ゼネコンのDX推進を支えるパートナーとして、業務改善や生産性向上に貢献しています。
課題
積算案件の受注から納品までの業務をスプレッドシートとメールを中心に運用しており、案件数の増加とともに管理が複雑化していました。
クライアントから依頼される
- 案件情報
- 登録積算パートナーのスキルや対応可能案件
- 過去の案件実績
- 進捗状況
などをそれぞれスプレッドシートで管理していたため、情報の検索や更新に多くの工数を要していました。また、案件依頼も積算パートナーへ一件ずつメールで送付しており、依頼状況や回答状況の把握も煩雑な状態でした。
さらに、
- 案件ごとの進捗状況や担当者のアサイン状況
- 図面・資料の管理
- クライアントへの請求状況
- 入金状況
- 積算パートナーへの支払状況
などがリアルタイムで把握できず、業務全体の可視化が大きな課題となっていました。
システム開発のポイント
業務の中核となる案件・パートナー管理基盤を第一フェーズで構築し、その上でクライアントと積算パートナーの直接コミュニケーションを実現する機能を第二フェーズとして開発しました。段階的に機能を拡張することで、既存業務からの移行をスムーズに進めながら、最終的には案件依頼からコミュニケーションまでを一つのプラットフォーム上で完結できる環境を構築しました。
第1フェーズ：案件・パートナー管理基盤の構築
まずは、複数のスプレッドシートに分散していた情報をシステム上に集約し、案件管理・パートナー管理・進捗管理の基盤を構築しました。
＜案件・パートナー情報の一元管理＞
クライアントから依頼された案件情報、積算パートナーのスキル・対応可能分野・過去実績などを一元管理できる構造へ刷新しました。
これまで複数のスプレッドシートを横断して確認していた情報を一つのシステム上で管理することで、案件やパートナーを検索・確認しやすい環境を構築。過去案件や積算士の実績も蓄積されるため、継続的に活用できるデータ基盤として設計しています。
＜案件ステータス・請求状況の管理＞
案件ごとの進捗ステータスに加え、クライアントへの請求状況、入金状況、積算パートナーへの支払い状況までを一元管理できる機能を実装しました。
案件の受付から納品、請求・支払いまでの状況をシステム上で確認できるようにすることで、これまで見えづらかった案件全体の進行状況を可視化。管理者がリアルタイムで業務状況を把握できる環境を整備しました。
＜案件アサインの最適化＞
案件の条件と積算パートナーのスキル・対応可能分野・稼働状況などを確認し、適切なパートナーを選定できる仕組みを構築しました。
また、積算パートナーのスケジュールをシステム上で確認できるようにすることで、依頼可否を判断しやすい環境を整備。
特に、急な積算依頼や短納期案件が発生した際にも、対応可能なパートナーを迅速に探して案件を依頼できる体制を実現しました。
第2フェーズ：リアルタイムコミュニケーション基盤の構築
第一フェーズで構築した案件・パートナー管理基盤をもとに、第二フェーズではクライアントと積算パートナーが直接やり取りできるチャット機能を追加しました。
＜クライアントと積算パートナーの直接コミュニケーション＞
案件ごとにクライアントと積算パートナーが直接コミュニケーションを取れる専用チャットルームを構築しました。
従来はCORDER様の担当者がクライアントと積算パートナーの間に入り、メールや電話で情報を伝達していました。本システムでは、図面・資料の共有、仕様確認、質疑応答などを案件単位で直接やり取りできるようにすることで、情報伝達のタイムラグを削減。
積算パートナーもシステムへログインし、案件内容の確認から承諾、クライアントとのコミュニケーションまでをシステム内で完結できる環境を構築しました。
これにより、CORDER様の担当者が個別に情報を中継する必要がなくなり、クライアントと積算パートナーが必要な情報を直接確認しながら積算業務を進められる体制を実現しています。
abyのソリューション
構想段階から参画し、業務整理・要件定義・データベース設計・UI/UX設計・システム開発・データ移行まで一貫して支援しました。
＜50項目以上に及ぶ複雑なデータベース設計＞
案件情報や登録積算パートナー情報には、それぞれ50項目以上の管理項目が存在しており、案件・クライアント・パートナー・スケジュール・実績など、複数のデータが相互に関連する構造となっていました。既存のスプレッドシートを単純にシステムへ移行するのではなく、実際の業務フローを整理した上でデータ同士の関連性を設計。案件情報とパートナー情報を適切に紐づけることで、案件検索やパートナー選定、進捗管理などを一連の業務として扱えるデータ基盤を構築しました。
＜スプレッドシートからのデータ移行＞
長年の業務で蓄積されていた案件情報や帳票データ、過去の案件実績などを新システムへ移管しました。既存データの形式や管理方法を確認しながらデータ構造を整理し、過去案件もシステム上で検索・活用できる状態へ移行。これまで蓄積されていた情報を、新たな業務基盤で活用できるデータ資産として再構築しました。
＜リアルタイムな案件コミュニケーション＞
クライアントと積算パートナーが案件単位で直接やり取りできるチャット機能を開発しました。図面や資料の共有、仕様確認、質疑応答などを一つのチャットルームに集約し、メール中心だったコミュニケーションをシステムへ移行。案件に関するやり取りを履歴として残すことで、情報の確認や引き継ぎもしやすい構造としています。
さらに、積算パートナー自身がログインして案件を確認・承諾できる仕組みとすることで、案件依頼から受諾、実務上のコミュニケーションまでをシステム内で完結できる環境を実現しました。
導入後の効果
- 案件・積算パートナー・過去実績を一元管理できる業務基盤を構築
- 案件条件や積算士のスキル・実績・稼働状況をもとに、最適なパートナーを選定・アサインできる仕組みを整備
- 積算パートナーへの案件依頼・承諾をシステム上で完結
- クライアントと積算パートナーが図面・資料共有・質疑応答を直接コミュニケーションできる環境を構築
- 案件進捗・請求・入金・支払い状況をリアルタイムで可視化
スプレッドシートによる複雑かつ属人的な管理をシステム化し、案件管理からパートナー選定・依頼、クライアントとのコミュニケーションまでを一つのプラットフォームに統合しました。
これにより、CORDER社の管理・コミュニケーション工数と積算パートナーの情報確認にかかる工数を削減。さらに、パートナーの稼働状況を踏まえた迅速なアサインを可能にし、緊急・短納期案件にも柔軟に対応できる業務基盤を実現しました。
積算とは
建設業における「積算」とは、建物を建設するために必要な材料費・労務費・設備費などを図面や仕様書から算出し、工事にかかる費用を見積もる業務です。工事の受注金額や利益にも直結するため、建設会社・ゼネコンにとって重要な業務の一つです。
一方で、案件ごとに大量の図面や資料を確認し、専門的な知識をもとに数量や金額を算出する必要があるため、業務負荷が高く、経験や専門知識を持つ人材への依存度が高い業務でもあります。
株式会社CORDER様は、こうした積算業務を建設会社・ゼネコンから受託し、専門的な知識を持つ積算パートナーと連携して積算業務を支援しています。
今回開発した積算代行管理システムは、CORDER様が受注した積算案件と積算パートナーを効率的につなぎ、案件の依頼・アサイン・進捗管理・コミュニケーション・請求管理までを一元化するための業務基盤です。
